Gestion des données personnelles

 

Politique AUTOLIB' de gestion des données personnelles.
Version du 5 juin 2018

 

Chaque utilisateur et abonné Autolib’ reste maître des données personnelles le concernant.

En tant que responsable de traitement des données personnelles des utilisateurs et abonnés du service Autolib’, la société AUTOLIB’ s’engage à les traiter de manière transparente, confidentielle et sécurisée, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et avec le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (« RGPD »).  

La présente politique de gestion des données personnelles peut être modifiée, complétée ou mise à jour à tout moment, afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle ou technique. Les données personnelles des utilisateurs et abonnés Autolib’ seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte. La présente politique fait partie intégrante des Conditions Générales d’Accès et d’Utilisation du service Autolib’.

Afin de répondre aux besoins de ses visiteurs, abonnés et utilisateurs, la société AUTOLIB’ peut être amenée à recueillir des informations à caractère personnel les concernant, traitées par des moyens informatiques, et ce, pendant leur navigation sur le Site et leur utilisation des Applications, lors de l’utilisation du service Autolib’ et/ ou lors de leurs appels téléphoniques.

Lors d’une inscription au service Autolib’, l’utilisateur est informé des finalités pour lesquelles ses données personnelles sont collectées à travers les différents formulaires de collecte de données en ligne. AUTOLIB’ s’engage à recueillir le consentement des utilisateurs et des abonnés et à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités lorsque cela est nécessaire (en savoir plus).

Types de données personnelles collectées, notamment dans le cadre d’un abonnement par AUTOLIB’ :

  • Nom, prénom
  • Adresse postale
  • Adresse email
  • Numéro de téléphone
  • Pièce d’identité (carte nationale d’identité, passeport) valide
  • Permis de conduire valide
  • Photographie
  • Informations relatives au moyen de paiement enregistré (carte bancaire ou mandat SEPA)
  • Code PIN enregistré pour pouvoir utiliser le service Autolib’
  • Identifiant en cas d’utilisation d’un support d’identification tiers
  • langue utilisée
  • date et lieu de naissance
  • plaque d’immatriculation des véhicules dans le cadre du service de recharge
  • Enregistrement des conversations téléphoniques entre les abonnés et les salariés de la société lors d’un abonnement en borne 
  • Transmission en temps réel (pas d'enregistrement) de l'image correspondant à ces conversations 
  • Informations sur l'abonnement
    • date de souscription
    • date d'expiration de l’abonnement
    • options souscrites
    • identifiants des abonnés et du support d’identification au service 
    • enregistrement audio des appels effectués dans les bornes lors de l’abonnement
  • Informations sur les locations effectuées et l'utilisation du service
    • journaux d'évènements (dont passages de badges, réservations de place, de véhicules)
    • matricule des véhicules empruntés
    • dates et heures de début et de fin de location
    • enregistrement des appels effectués depuis les bornes, les véhicules ou depuis un téléphone autre
    • données de géolocalisation et télémétrie des véhicules
  • Données de facturation et de paiement
    • montants
    • état des factures
    • factures électroniques
    • données relatives aux incidents de paiement
    • relance
    • solde
  • Données relatives aux sinistres 
    • nature des sinistres
    • constats
    • déclarations circonstanciées de sinistres
    • adresse du sinistre
    • identité et adresse des tiers impliqués
    • procès-verbaux de police, avis de rétention de permis
  • Données marketing sur les abonnés et les prospects 
    • statut opt-in/out
    • réaction aux opérations commerciales

La collecte des données personnelles des utilisateurs et abonnés du service Autolib’ a pour base légale :

  • L’acceptation des Conditions Générales d’Accès et d’Utilisation du service Autolib’, formant contrat ;
  • Le consentement des utilisateurs et abonnés lorsque celui-ci est requis par la réglementation en vigueur, notamment en matière de prospection commerciale et de cookies ;
  • L’intérêt légitime d’AUTOLIB’ à assurer et améliorer la qualité et la sécurité de ses services, du Site et des Application Autolib’ ;
  • L’intérêt légitime d’AUTOLIB’ à réaliser des enquêtes de satisfaction facultatives sur ses services en vue de les améliorer ;
  • Le respect par AUTOLIB’ de ses obligations légales et réglementaires vis-à-vis des autorités.

Les données personnelles que nous pourrions être amenés à recueillir sur le Site et les Applications sont utilisées afin de traiter les demandes des utilisateurs du Site et des Applications (inscription à la newsletter, réponse aux questions) et les informer sur les produits et services proposés par AUTOLIB’ ou encore adapter nos services aux attentes de nos utilisateurs.

A ce titre, les utilisateurs sont informés que des informations (témoins de connexion ou « cookies ») peuvent être temporairement conservées sur le disque dur de leur ordinateur ou de leur appareil mobile afin de faciliter la navigation sur le Site et les Applications ou dans le but de constituer des statistiques. Un cookie est un bloc de données qui n'est pas utilisé à des fins d'identification mais qui sert à enregistrer des informations relatives à la navigation sur le Site et à l’utilisation des Applications. Un cookie peut comprendre des informations telles que le nom de domaine de l’utilisateur du Site ou d’une Application, son fournisseur d’accès Internet, son système d’exploitation, ainsi que la date et l’heure d’accès au Site ou à l’Application. Il permet des analyses de fréquentation (pages fréquentées, recherches effectuées), des mesures d'audience... afin d'améliorer la qualité du Site des Applications et la navigation des utilisateurs. Chaque navigateur peut être configuré afin d’accepter ou refuser ces témoins de connexion (http://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/conseils-aux-internautes/ie). Toutefois, en cas de refus des témoins de connexions, certains services peuvent ne plus être accessibles. 

En cliquant sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux tels que Twitter et Facebook figurant sur le Site ou les Applications et si l’utilisateur a accepté le dépôt de cookies en poursuivant sa navigation, ces réseaux sociaux peuvent également déposer des cookies sur les terminaux utilisés (ordinateur, smartphone, tablette).

 

Finalités de traitement

Les données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation du service Autolib’, y compris les données de géolocalisation des véhicules Autolib’ et les enregistrements des appels au service clients, sont utilisées par Autolib’ afin de gérer sa relation avec les abonnés et utilisateurs, de fournir et d’améliorer la qualité du service Autolib’ (notamment abonnement, gestion des véhicules Autolib’, assistance, secours, personnalisation des services, formation des téléconseillers d’AUTOLIB’, gestion des réclamations, etc.) et afin d’instruire les dossiers de sinistres et contentieux.

Les Applications du service Autolib’ peuvent solliciter la permission d’accès aux fonctionnalités suivantes des appareils mobiles des abonnés et utilisateurs :

  • Accès aux photos, contenus, multimédias, fichiers, pour permettre aux Applications de numériser les documents (permis, carte d’identité) des abonnés et utilisateurs et/ou de les sélectionner depuis la mémoire de l’appareil mobile, dans le cadre du service Autolib’.
  • Accès à la liste de contacts enregistrés sur l’appareil mobile, pour permettre aux Applications de récupérer l’adresse d’un contact dans la liste afin de la localiser sur la carte du service Autolib’, ou de pré-remplir le formulaire d’inscription au service Autolib’.
  • Accès au capteur GPS de l’appareil mobile, pour permettre aux Applications de positionner la carte du service Autolib’ par rapport à la localisation des abonnés et utilisateurs et de leur permettre d’accéder à l’écran de réservation express du service Autolib’.

Les abonnés et utilisateurs du service Autolib’ sont avertis qu’en cas de refus d’autorisation d’accès par les Applications à ces fonctionnalités des appareils mobiles, certains services peuvent ne plus être accessibles.

Les abonnés et utilisateurs du service Autolib’ sont plus spécifiquement informés que leurs données pourront être traitées :

  • pour gérer les sinistres, vols et infractions au Code de la route et le recouvrement des sommes correspondantes. Dans ce cas, leurs données personnelles pourront être communiquées à la compagnie d'assurance et à la société de courtage en assurances d’Autolib’, qui s'engagent à respecter formellement la confidentialité des données transmises ;
  • pour les besoins de la prévention des risques. A ce titre, en cas d’incident lié au non-respect des conditions générales d’accès et d’utilisation du service Autolib’, en particulier en cas de non-présentation d’un permis de conduire valide ou de défaut de paiement, l’abonnement sera inscrit dans un fichier d’alerte pouvant conduire à la suspension de l’abonnement.

Hors contentieux ou réquisition judiciaire (avec accès restreint aux services concernés) et avant archivage pour le respect des obligations légales et réglementaires à la charge d’AUTOLIB’, notamment pour la durée de la prescription des actions pouvant naître de l’utilisation du service Autolib’, la plupart des données personnelles collectées sont conservées en base opérationnelle jusqu’à 3 ans après la fin des abonnements et jusqu’à 7 ans en archivage avec accès restreint.

Les données relatives aux simples prospects sont conservées 1 an à compter du dernier contact, sans archivage ultérieur.

 

Par exception, mais toujours hors contentieux ou réquisition judiciaire (avec accès restreint aux services concernés) :

  • les enregistrements des appels liés à l'abonnement et appels d'urgence sont conservés 90 jours, sans archivage ultérieur,
  • les données relatives aux permis de conduire et pièces d'identité sont conservées 1 an après la fin des abonnements,
  • les données d’inscription en incident de paiement sont conservées jusqu’à régularisation, sans archivage ultérieur,
  • les données de gestion du recouvrement des contraventions sont conservées 1 an à compter de la réception de l'avis de contravention et jusqu’à 18 mois en archivage avec accès restreint,
  • les données de géolocalisation et télémétrie des véhicules 3 mois glissants et jusqu’à 5 ans en archivage avec accès restreint.

 

En cas de contentieux ou réquisition judiciaire, les durées de conservation sont prolongées jusqu’à apurement de la situation ou prescription des actions légales, avec accès restreint aux seuls services AUTOLIB’ ayant besoin d’instruire et de traiter les dossiers concernés.  

 

Les données indispensables à la fourniture des services proposés sont signalées.

Sauf opposition de leur part, Autolib’ peut adresser aux abonnés et utilisateurs du service des informations commerciales concernant le service Autolib’ par courrier ou par courrier électronique.

 

Droits des utilisateurs et abonnés

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les abonnés et utilisateurs disposent des droits suivants :

  • Droit d’accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données ;
  • Droit à l’effacement des données (article 17 RGPD) lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite (en savoir plus) ;
  • Droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD) ;
  • Droit à la limitation du traitement des données (article 18 RGPD) (en savoir plus) ;
  • Droit d’opposition au traitement des données pour motif légitime (article 21 RGPD) (en savoir plus) ;
  • Droit à la portabilité des données que les abonnées et utilisateurs auront fournies, lorsque ces données auront fait l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD) ;
  • Droit de définir le sort des données des utilisateurs et abonnés après leur mort et de choisir à qui AUTOLIB’ devra communiquer (ou non) ces données à un tiers préalablement désigné (en savoir plus). A ce titre, dès qu’AUTOLIB’ a connaissance du décès d’un utilisateur ou d’un abonné et à défaut d’instruction de sa part, AUTOLIB’ s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale (telle que la conservation des éléments relatifs à la relation commerciale entre AUTOLIB’ et un abonné).

Pour exercer leurs droits d’opposition, d’accès, de modification et de suppression sur les données les concernant, pour définir des directives concernant le sort de leurs données après leur mort, notamment pour désigner une personne qui sera chargée d’exécuter ces directives auprès d’AUTOLIB’, les utilisateurs du Site et des Applications, abonnés et utilisateurs du service Autolib’ peuvent envoyer un message aux coordonnées suivantes :

privacy@autolib.eu

ou

Société AUTOLIB’

Centre de Relations Clients – Gestion des données personnelles

23 rue du Professeur Victor Pauchet

92420 Vaucresson – France.

 

Les utilisateurs et abonnés doivent indiquer dans leur demande les données personnelles qu’ils souhaiteraient qu’AUTOLIB’ corrige, mette à jour ou supprime. Toute demande doit impérativement être accompagnée d'une copie de la pièce d'identité du demandeur (carte d’identité ou passeport valides). Les demandes de suppression sont toutefois soumises aux obligations que la loi impose à AUTOLIB’, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents.

Les utilisateurs et abonnés peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle compétentes, et notamment auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes/).

Loi Applicable

Si, pour quelque raison que ce soit, une juridiction compétente venait à considérer qu'une disposition des présentes conditions est invalide, l'invalidité de cette disposition n'affectera en aucune façon la validité du reste des conditions, qui demeurera en vigueur.
Le Site et les Applications Autolib’ sont régis par le droit français. Les présentes conditions seront interprétées conformément à la loi française. Les visiteurs ayant accès au Site et aux Applications de l’étranger, doivent s'assurer du respect des lois localement applicables.